¿Qué herramientas debemos tener para lograr una conferencia virtual exitosa?

La virtualidad tiene el beneficio de ser sumamente versátil, adaptarse a gran cantidad de espacios y actividades. En el mundo empresarial se instaló firmemente logrando hoy convivir con la presencialidad en una modalidad híbrida.

Uno de los beneficios más notorios de la virtualidad es que permite conectar personas de distintas partes del mundo sin requerir un esfuerzo previo de traslado y gasto de dinero. Con una pantalla y una cámara ahora es posible realizar reuniones y videoconferencias entre dos o más personas.

Pero como todo, la virtualidad también tiene su costado negativo ya que, de no contar con las herramientas adecuadas para llevar adelante una reunión online, es posible que la misma se vea completamente frustrada.

Para eso, debemos siempre intentar contar con los mejores equipos para hacer una conferencia virtual, es decir, una cámara con buena resolución, un servicio de internet fluido y una plataforma de videollamadas que acompañe y no genere cortes ni interrupciones.

Es cierto que el funcionamiento de estas herramientas no dependen enteramente de nosotros, lo que sí está a nuestro alcance es asegurarnos de contar con las mejores dentro de su rubro.

Los elementos necesarios

Al momento de llevar adelante una conferencia virtual lo primero en lo que debemos reparar es en que el entorno sea favorable desde lo estético y lo funcional. Debe haber equipos para hacer una conferencia virtual que esté a la altura del mercado. Lo ideal es que haya algún tipo de fondo liso de un color discreto y que el ambiente se encuentre alejado de todo tipo de ruidos o bullicios. Recordemos que nuestro objetivo es que las personas del otro lado de la pantalla mantengan su atención en nosotros y no en cualquier otro elemento distractor.

Resuelto este punto, podemos comenzar a reparar en los medios técnicos como la conexión a Internet, los dispositivos de imagen y sonido y la plataforma para hacer videollamadas, para que la interacción sea todo un éxito.

Conexión a internet

Lo primero que debemos tener en cuenta al momento de pensar en una videoconferencia es en la conexión a internet. En principio debe funcionar correctamente a una velocidad aceptable que soporte toda la duración de la videollamada.

En diversos sitios es posible encontrar test de velocidad del servicio de internet. Son verdaderamente fáciles de usar y nos permitirán saber que tan bien funciona nuestra conexión.

Idealmente esta herramienta deberíamos poder usarlo algunos días previos al encuentro para poder hacer el reclamo pertinente a la empresa proveedora, en caso de encontrarnos con un inconveniente.

Dispositivos de imágenes

Si bien es cierto que no en todas las videoconferencias o reuniones virtuales es necesario hacer uso de las cámaras web, tenerlas encendidas es un punto a favor que aporta cercanía, confianza y credibilidad a nuestro discurso.

Ahora bien, de contar con una cámara web, es importante que la misma ofrezca en lo posible una calidad de imagen óptima para poder mostrarnos con nitidez. En este caso es recomendable hacer uso de un dispositivo portátil externo, en lugar de usar el que lleva incorporada la computadora o el teléfono celular.

Sonido

Al igual que sucede con los dispositivos de imágenes, el sonido puede escucharse mejor si contamos con elementos extras como micrófonos exteriores, cualquiera sea su modelo. Antes de utilizarlo es aconsejable probarlo para saber dónde y cómo colocarlo y para poder regular su volumen.

Iluminación

Si el espacio que elegimos para llevar adelante la videoconferencia no cuenta con la suficiente luz natural para que podamos vernos correctamente a través de la cámara, entonces lo mejor será utilizar elementos extras que nos ofrezcan luz artificial. Estos pueden ser luz de techo que apunte hacia nosotros o bien aros de luz cálida que enfoquen de forma directa hacia nuestro rostro.

Plataformas para videollamadas

Por último y para completar las herramientas técnicas necesarias para llevar adelante una conferencia virtual, debemos tener en cuenta la plataforma que vamos a utilizar.

En la actualidad existen diversas opciones que ofrecen gran cantidad de herramientas. Límite de participantes, chat grupal y la posibilidad de compartir pantalla son sólo algunas de las características que podemos encontrar en estas plataformas.

Las más elegidas podrían ser:

1-Skype: Probablemente esta sea una de las herramientas de comunicación para chat y videollamadas más conocidas del mercado. Ofrece una versión business y debe ser instalada para poder utilizarse correctamente. Permite grabar videollamadas, habilitar subtítulos y hablar por chat, entre algunas de sus opciones.

2- Zoom: La llegada de la pandemia marcó sin dudas un antes y un después para esta plataforma que tuvo un gran despegue en los últimos años. Es una herramienta muy elegida por el mundo empresarial debido a que permite trabajar de forma confiable obteniendo siempre buenos resultados.

Es muy fácil de usar y su versión paga ofrece opciones muy interesantes como la posibilidad de integrar a 1.000 participantes en simultáneo dentro de una conversación (mientras que en la versión gratuita el límite es de 100 personas).

También tiene disponible un chat y ofrece la opción de grabar sus conferencias.

3- Google Meet: en esta opción gratuita que ofrece el paquete de google podemos encontrar una capacidad máxima de 250 personas en simultáneo sin la necesidad de contar con un mail de Gmail para poder participar.

Es compatible con dispositivos iOS o Android y ofrece una versión paga con características adicionales según el plan que deseemos abonar.

4- Jitsi Meet: Esta opción para videoconferencias se caracteriza por ser sumamente segura y 100% encriptada. Es completamente gratuita y los usuarios pueden acceder a ella sin tener que contar con una cuenta o iniciar sesión.

Para poder iniciar una conferencia solo será necesario crear un link y compartirlo con el resto de los usuarios que participaran de la llamada.

Todas estas herramientas nos van a garantizar un entorno adecuado para que el encuentro se desarrolle correctamente. Sin embargo, que todas ellas funcionen a la perfección no es suficiente para que la interacción sea efectiva.

Una gran parte dependerá de nuestra preparación previa, es decir, de lucir adecuadamente, de contar con un discurso bien planificado y de que nuestra voz se encuentre en perfectas condiciones.