Consejos para aprovechar al máximo tu curso de Excel gratis

La tecnología y los programas informáticos se han convertido en herramientas importantes para la resolución de problemas y tareas tanto en el hogar como en la oficina. Microsoft Excel no se queda atrás, esta herramienta les permite a los usuarios utilizar fórmulas para crear tablas y formatos con cálculos matemáticos.

Debido a la relevancia que tiene esta herramienta en el mundo de los negocios y del software, existen muchas maneras de aprovechar su rendimiento. A continuación, dejamos 10 consejos para que aproveches al máximo un curso de excel basico gratis en tu vida laboral.

Evita las fórmulas volátiles

Nos referimos a este tipo de fórmulas volátiles: AHORA, HOY, INDIRECTA, BORDE, OFFSET, etc. se recalculan cada vez que se producen cambios en el libro de trabajo. Esto es algo que está bien si se trata de un pequeño conjunto de datos, pero cuando se relaciona con una hoja de cálculo grande, puede retrasar el proceso significativamente. Para hacer esto, debe intentar reducir su uso.

Evita las fórmulas matriciales

Las fórmulas matrices tienen sus ventajas, pero la velocidad no es una de ellas. Estas fórmulas pueden recuperar y analizar una gran cantidad de datos, pero hacer todo eso lleva tiempo. Si hay una manera de evitar fórmulas matriciales, elige esa opción.

Usa columnas auxiliares

Las columnas de búsqueda son una de las características más subestimadas de Excel. Podemos ver a muchas personas evitar crear columnas de auxiliares. La mayor ventaja de usarlas es que puedes evitar fórmulas matriciales.

Las fórmulas de matriz pueden ser muy útiles en algunas situaciones, pero intentar hacer todo en una fórmula larga puede afectar negativamente el rendimiento de su libro de Excel.

Colorea la celda, fila o columna activa

Hay dos formas de colorear celdas: colorear una propiedad o usar formato condicional. Ambos métodos se pueden realizar manualmente sin programación. Sin embargo, para que el color de la celda haga su trabajo, necesita un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) llamado evento Worksheet_SelectionChange.

Aprovecha el relleno rápido

La función QuickFill (relleno rápido) llena las columnas según el patrón de datos ingresado en la primera fila. En segundo lugar, Excel debería reconocer el patrón y comenzar a sugerir datos y formato.

Para completar otras celdas, haz clic en el teclado. Si no especifica un rango exacto, sigue ingresando datos hasta que Excel los importe. Luego ve a la pestaña “Datos” en la parte superior de la hoja de cálculo y haz clic en el botón “Relleno Rápido” para completar el resto de la hoja.

QuickFill funciona con valores como números, nombres y fechas, y funciona mejor cuando los datos están organizados en la fila superior del encabezado.

Utiliza el modo de cálculo manual

Con los cálculos manuales, te encargas de “avisarle» a Excel cuándo calcular, en lugar de dejar que el programa decida por ti. Esto no significa que acelerare tu libro de Excel, pero si tu hoja de cálculo de Excel es lenta, te ahorrará tiempo al no tener que calcular funciones una y otra vez.

Para cambiar al modo manual, ve a la pestaña Fórmula -> Opciones de cálculo -> Manual (presiona la tecla F9 para volver a calcular).

Convierte fórmulas no utilizadas como valor estático

No guardes si no necesita una fórmula específica. La mayoría de las fórmulas conducen a libros lentos de Excel. Por lo general, si no necesitas una fórmula, la conviertes a un valor estático (pegándolas como valores).

Ten cuidado al utilizar el formato condicional

El formato condicional aprovecha al máximo los datos aburridos. Sin embargo, los usuarios de Excel no saben mucho de este formato tan volátil.

Incluso si no sabes la diferencia en esta característica, esta característica puede usar un conjunto de datos grande o varias veces, por lo que la hoja de cálculo de Excel puede resultar lenta. Por lo tanto, se recomienda que la uses cuidadosamente.

Divide el libro de trabajo en varios archivos

Este es un movimiento muy efectivo, pero en algunos casos puede ser difícil. Por ejemplo, utiliza un archivo para procesar los datos de entrada iniciales, un segundo archivo es donde realices todos los cálculos básicos y un tercer archivo que muestre los resultados.

No es tan complicado como parece y puedes resolver el problema de las hojas de cálculo de Excel lentas.

Utiliza tablas de Excel y rangos con nombre

Al crear un panel a partir de tus datos, te recomendamos convertirlo en una tabla de Excel. Esta característica y los rangos con nombre son ideales para almacenar datos y facilitar la referencia a ellos. Puede que te lleve algún tiempo aprenderlo, pero una vez que empieces a usarlo, las cosas serán más fáciles y no te llevarán mucho tiempo.